来源：巴克利布当您正在处理一个项目并且必需进行文档审查时，您可能会对这个过程到底涉及什么、谁是利益相关者以及审查过程的结果可能是什么感到困惑。在这篇博客文章中，让我们简朴先容一下文档审核过程及其对高质量内容的活力。

文件审查的定义文件审查是文件经由一个或多个阶段的审查和审视者并在文件中修改反馈的过程。文件审查过程的结果是进步了文件的准确性和质量。

文档审查是有关终极用户文档的最耗时的流动之一。它需要高度集中注意力，由于它不像通读文档并发现语法错误或拼写错误那么简朴。

事实上，它比这复杂得多，需要仔细检查每个单词、标题、句子和段落，以确保信息中不存在逻辑不一致或空缺。您需要了解文档的结构，确定主要受众，评估其可读性，确定任何被截断的句子或应该扩展的部门等。

文件审查的不同阶段同行评审–该文件由与该文件核心内容相关的职员进行审查编纂点评–该文档由资深作者审视，或由编纂审视文档的整体质量利益相关者审查–该文档由主题专家或最终用户审核合规审查–假如文件必需遵守行业、管理机构或公司制定的法规和合规性，则该文件也将接受此审查。

文件审查的目的当您进行文档审查时，您需要做的第一件事是确定或了解审查的目的。这将决定您在审核期间评估文档的尺度以及审核的时间长度。

例如，假设您正在审查内部员工培训文档。在这种情况下，您的主要目标将是确保文档正确，并且信息以员工易于理解和访问的方式呈现。文件的结果应该是员工在阅读文件后充分了解上下文。

另一方面，假如您正在进行用户手动审核，您的主要目标将是确保文档向最终用户传达有关产品或服务的正确、完整和一致的信息。

例如，假设您正在编写HR门户的用户手册。您正在查看一篇有关用户如何重置登录密码的文章。在这种情况下，您需要确保文章包含登录屏幕、重置密码按钮以及启动重置后会发生什么的完整应用程序流程。另外，您必需确保文章中业务术语的一致性。

谁进行文件审查？

文件审查主要由多个审视者完成，有时由单个审视者完成。审视者可以是内部审视者，也可以是独立礼聘的审视者。就文档审查涉及的职员而言，他们可以是其他作者、主题专家(SME)、编纂、SEO职员或与该文档相关的任何人。

主题专家评审主题专家(SME)可以是开发人员、工程师、支持经理、分析师等中的任何人，他们对文档的核心概念有全面的了解。

例如，在SaaS公司中，开发人员可以被视为主题专家，由于他们开发了技术作家记实的功能。

中小企业在审查过程中的作用至关重要，由于他们会找出文件中的所有技术差距和不一致之处。与从事统一产品的技术人员比拟，文档编写者并不老是是某个功能的技术细节方面的专家。因此，主题专家和技术作家应该在技术文档或产品文档方面联袂合作。

在文档审查期间要寻找什么在进行文档审查时，您需要考虑几个因素，包括写作质量、文档结构、提供的上下文、内容流程以及文档的可读性级别。

让我们具体讨论这些方面。

写作质量——无论您是在审视用户手册仍是培训文档，在进行审视时首先要考虑的就是写作质量。您必需确保文档没有语法、标点符号和拼写错误。假如文档中布满了此类错误，则会对您的组织产生不良影响，特别是假如它是面向客户的终极用户文档。匡助您进行审查的一项建议是强制执行自定义或可用的文档样式指南。在一定程度上还可以使用Grammarly等第三方语法检查工具。

文档的结构——文档的结构是指信息的组织方式。假如文档有目录，您必需检查目录并记下任何不一致的地方。假如文档没有目录，您必需确定主要部门并提供每个部门的摘要。强烈建议使用标题标签（H1、H2、H3…）。此外，文档应遵循一套文档模式，最常见的是引言-问题陈述-解决方案-结论-参考文献。

例如，

Baklib编辑器（Markdown和WYSIWYG）答应您在文章中添加标题标签，例如H2、H3和H4。该平台还能够根据文章中提供的标题标签自动天生目录(TOC)。

绝对信息——您还必需在审查过程中查找文档中提供的信息量。所有相关和必要的领域、解释和上下文都应包含充足的示例和视觉表示（假如相关）。

例如，在产品比较文档中，解释ERP平台中各种产品之间差异的表格应该有足够的细节，以使读者了解差异并深入了解每个产品的独特销售主张（USP）。

句子的流畅性——你还需要寻找句子的流畅性。换句话说，您需要确保每个句子都能轻松地衔接到下一个句子，并且没有冒昧或被截断的句子。假如一个句子在一个设法中间忽然结束，这会让读者感到困惑。同时，你还必需留意保持句子简洁完整。

文档的可读级别-您还需要查看文档的可读级别。这意味着您需要根据FleschReadingEase分数来评估文档。分数越低，文档越难阅读。很多CMS（内容管理系统）平台提供了一个选项或集成来衡量文档的可读性。

例如，

Baklib提供了健康检查指标功能，作者可以深入了解文章的SEO健康状况和可读性指标。此功能评估句子/段落长度、副标题分布和可读性得分等指标。

决定是否进行同行评审在进行文档评审时，您还必需决定是否进行同行评审。换句话说，您必需选择是否让独立或内部团队审视者对文档进行校对。

在决定是否进行同行评审时，最好考虑几个因素，包括文档的性质、大小和重要性。

假如文档非常重要，那么花额外的钱礼聘独立审视者是值得的。您还可以决定对文档的不同方面进行内部同行评审。

如何进行文件审查假如您决定礼聘独立审视者对您的文档进行同行审视，则必需公平、透明地进行。您必需提供有关需要审核哪些内容以及审核过程中应该做什么的具体说明。您还可以提供以前审视的反馈，让审视者清晰地了解在审视过程中需要做什么。

在雇用审视者之前，您必需清晰地了解审视者的可交付成果。您还必需同意条款和审核完成的时间表。假如您对审核的目的以及用于评估审核的尺度也保持透明，那就最好了。

假如您决定进行内部审核，您可以应用类似的尺度，但您可以添加多个级别的审核，并根据需要包括多名职员。这将反映在审查中是最佳的，并保证您获得高质量的文档。

创建自定义工作流程以促进同行评审在Baklib，我们的所有文档在发布前都会经由5级同行评审。

草稿——基于风格指南的自我审查L1评审–同行作家评审L2审核–工程团队审核L3评审–编纂评审L4审核——SEO方面和职员审核发布

我们使用Baklib产品中的“工作流程”功能来匡助我们治理同行评审流程。这使我们能够添加多个级别的审核、分配审核者、记实反馈、设置截止日期并跟踪修订。审核的不同阶段也可以由Baklib项目所有者或管理员自定义设置。

想了解Baklib的工作流程功能如何匡助简化流程？看看下面的视频：作者/文档撰写者起草文章后，他们会使用“工作流程分配”选项中的分配功能，为每个审视阶段在Baklib中分配不同的用户帐户。

此外，他们还可以为每次审核设置截止日期。这将触发向受让人/同行评审者发出通知，其中包含有关文章名称、受让人和截止日期的信息。

然后，同行评审员评审文章的特定方面，例如语法或技术细节。审视完成后，同行审视者可以在“工作流程状态”部门添加文章的评论，或使用文章设置中的“讨论”板。

这有助于我们保存文章经由的同行评审以及从这些评审中收到的评论/反馈的记实。

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文件审查过程的重要性与内容本身的起草平等重要。有时详细文件缺乏新的视角。文档审查过程确保假如文档需要保存在样式指南的范围内，也会发生这种情况。文件审查也很重要，由于它可以匡助进步终极产品的质量。假如事先对文档进行了审查和编纂，那么漏掉小错误并进入终极产品的可能性就会降低。

此外，考虑到技术文件的未来及其可持续性，使用文件审查过程获得的文件质量非常重要。跟着语音助手等人工智能在客户服务中的渗入，高质量的支持文档在满意客户需求和查询时可以产生巨大的变化。

最后的设法是，文件审查流程和促进审查的框架是无可挑剔的。

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